Contenere l'ansia
Per evitare tutte queste preoccupazioni di sicurezza, si può ridurre al minimo indispensabile l'uso dei documenti Word. Questo è più facile di quel che potrebbe sembrare: infatti moltissimi utenti usano Word per diffondere documenti che non hanno alcuna ragione di essere composti con questo programma.
L'esempio classico è costituito dall'e-mail: capita spessissimo di ricevere allegati Word che contengono soltanto del testo semplice, che sarebbe stato perfettamente leggibile anche se immesso nel corpo del messaggio. C'è addirittura chi invia un'immagine inserendola in un file di Word, quando sarebbe stato infinitamente più semplice inviarla tal quale.
È una vera e propria Wordmania dilagante, che obbliga il destinatario ad aprire inutilmente il programma Microsoft (ammesso che lo possieda) oppure, visti i problemi dei file Word, a cancellare l'allegato per paura di virus e altre delizie o semplicemente perché non può leggerlo (Microsoft fornisce un programma di lettura gratuito, ma soltanto per Windows).
Il primo passo per curare questa mania è non usare il formato Word quando non è necessario. Se dovete spedire un'immagine, speditela e basta: non c'è motivo di incartarla dentro un documento Word. Se dovete inviare un testo privo di impaginazione ed effetti grafici, mandatelo direttamente nel corpo del messaggio.
Noterete, fra l'altro, che in questo modo i messaggi saranno molto più leggeri e peseranno meno sulla bolletta (vostra e del destinatario).
Il secondo passo è usare il formato PDF per tutti i documenti che non devono essere modificati dal destinatario. Questo approccio ha numerosi vantaggi:
. maggiore garanzia d'integrità. Avete mai considerato che chiunque potrebbe prendere un vostro documento Word, magari con tanto di firma e logo aziendale, modificarlo e poi spacciarlo per autentico? Alterare un documento in formato PDF è possibile, ma non è alla portata di tutti come lo è una modifica di un file Word.
. maggiore universalità. Esistono programmi di lettura gratuiti per il formato PDF utilizzabili su qualsiasi tipo di computer:
Linux, Mac, tutte le versioni di Windows, Solaris, OS/2, computer palmari e persino alcuni telefonini. Il principale programma gratuito per Windows è Adobe Reader (www.adobe.com).
. maggiore compatibilità. La corretta visualizzazione di un documento Word sul computer del destinatario richiede non solo che il destinatario abbia Word, ma anche che disponga di tutti i font (tipi di carattere) che avete usato nel documento. Se un carattere non è disponibile, la vostra impaginazione tanto curata va a farsi benedire, a meno che vi ricordiate di attivate l'apposita opzione di Word che include i font nei documenti, cosa che fanno in pochi.126 Con il formato PDF, invece, i font sono inclusi automaticamente nel documento, per cui il problema non si pone: il destinatario vede il documento esattamente come l'avete realizzato.
. nessun dato personale o segreto nascosto di cui preoccuparsi.
Il formato PDF non include dati sulle modifiche precedenti del documento o altri identificativi personali.
. minore rischio virus. È teoricamente possibile infilare un comando ostile in un documento PDF, ma soltanto in circostanze particolari.127 È comunque consigliabile, come sempre, un esame con un antivirus aggiornato.
Generare un documento in formato PDF è facile: potete farlo persino usando Word. Basta aggiungere al computer un apposito programma, che si integra nel menu di stampa di Word e di tutti gli altri programmi del vostro PC: ce ne sono per tutte le tasche (anche quelle vuote). Ecco qualche esempio:
. Acrobat di Adobe
www.adobe.it/products/acrobat/main.html
A pagamento
. Pdf995
www.pdf995.com
Gratuito con pubblicità, 9 dollari e 95 senza pubblicità
. PDF Creator
sourceforge.net/projects/pdfcreator/
Gratuito e libero
. CutePDF Writer
www.acrosoftware.com/Products/CutePDF/writer.asp
Gratuito
Trovate altri programmi gratuiti o a pagamento per generare e leggere file PDF presso siti come www.pdfzone.com. In alternativa, potete usare uno dei tanti servizi di conversione online (reperibili digitando "convert to pdf" in Google), compreso quello di Adobe, oppure adoperare il programma gratuito OpenOffice.org, che include direttamente l'opzione di salvare i documenti in formato PDF (è il programma che ho usato per scrivere questo libro e pubblicarlo su Internet appunto in formato PDF).
Se vi state chiedendo come mai non consiglio il formato RTF, piuttosto diffuso come alternativa a Word, la ragione è semplice: è un formato troppo poco standard.
Documenti generati da programmi diversi (o da versioni diverse dello stesso programma) sono spesso incompatibili o producono impaginazioni differenti, e non risolvono il problema dei font. L'RTF, insomma, offre poche garanzie di universalità e di completezza.
